Yönetici defter tutmak zorunda mı? Tutmazsa bir yaptırımı var mı? Sitelerde bu defterler notere tasdik ettirilmeli mi?

Hürriyet'ten Oya Armutçu okuyucularından gelen bu ve benzer soruları İstanbul Barosu Kat Mülkiyeti Hukuku Komisyonu Genel Sekreteri Avukat Beste Demirhan yanıtladı. 

Dokuz daireli bir apartmana yeni taşındık. Kat Mülkiyeti Kanunu’na göre apartman yönetimi oluşturup yönetici seçmek zorunda mıyız? Kiracılar da yönetici olabilir mi?

KMK’nın 34. maddesine göre ana gayrimenkulün sekiz veya daha fazla bağımsız bölümü varsa, yönetici atanması zorunlu. Ana gayrimenkulün bütün bölümleri bir kişinin mülkiyetinde ise malik kanunen yönetici sayılıyor.

Okurumuzun oturduğu apartmanda dokuz bağımsız bölüm olduğu için apartman yönetimi oluşturulup yönetici seçilmesi KMK’ya göre zorunlu.Yönetim planında “Kiracı yönetici olamaz” ibaresi yoksa kat malikleri sayı ve arsa çoğunluğuyla kiracıyı da yönetici seçebilirler.

DEFTER TUTMAK ZORUNLU

Son üç yıldır alt kat komşumuz yönetici. Aidat topluyor, harcamaları yapıyor. Ama bir yönetim defterimiz yok. Yöneticinin tam olarak görevi nedir? Yönetici defter tutmak zorunda değil mi?

“Yöneticiler görevlerini yerine getirirken, siteyi yönetirken, alınan kararların ve yapılan giderlerin işlendiği düzenli bir defter sistemi tutmakla yükümlüdürler.

Apartman ve sitelerin büyüklüklerine göre tutulması gereken defterler de farklılık gösterebilmektedir. Aparmanda yöneticiler Kat Malikleri Kurulu Karar Defteri ve Yönetim Kurulu Karar Defteri tutmalıdır. Diğer yönetimsel evrak ve belgeler de saklanmalıdır.

NOTER ONAYLI OLMALI

Site yönetimlerinin tutmakla yükümlü olduğu en önemli defter ‘Kat Malikleri Kurulu Karar Defteri’dir. Bu yükümlülük KMK’nın 32. maddesinde yer almaktadır. Bu defterin tutulması zorunlu olup noter tasdikli olması ve her takvim yılı bitiminden itibaren 1 ay içerisinde noterde kapanış tasdikinin yaptırılması şarttır.

Bir diğer defter ise ‘Yönetim Kurulu Karar Defteri’dir. Bu defterin tutulması KMK’da açıkça düzenlenmiş olmamakla, KMK madde 36’da yer alan: 

“Yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32’nci maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur” şeklindeki düzenlemede, yöneticinin her türlü belge ve bilgiyi muhafaza yükümlülüğü olduğu anlaşılmaktadır.

He ne kadar burada kastedilen KMK’nın 32. maddesinde yazan defter ise de özellikle büyük sitelerde genel kurul kararlarının ayrı defterde, yönetim kurulu kararlarının ayrı defterde tutulması daha doğru olur. Aksi halde yüzlerce Yönetim Kurulu kararı arasında genel kurul kararlarını arayıp bulmak, denetçiler ve bilirkişiler açısından da zor olur.

YILLIK TASDİK ETTİRİLMELİ

Defterler hangi yılda kullanılacaksa o yıldan önceki yılın sonuna yani aralık ayı sonuna kadar tasdik ettirilmelidir.

Ancak küçük bir apartman söz konusuysa ve çok fazla karar alınmıyorsa aynı defter devam eden yıllarda da kullanılabilir. O halde defterin kullanılacağı yılın ilk ayının yani ocak ayının sonuna kadar kullanılacağı yıl için tasdik ettirilebilir, bu işleme de ara tasdik denir.

PARA CEZASI VERİLİR

Kat malikleri kurulu defterinin tutulmaması halinde KMK 33 madde uyarınca yöneticiye idari para cezası verilir. Kanunda bir cezai yaptırım olmasaydı bile defterlerin, kayıt ve belgelerin düzenli tutulması gerekir.

Çünkü yönetici, KMK’nın 38. maddesine göre kat maliklerine karşı aynen bir vekil gibi sorumludur. Bu nedenle de gelir–giderlerin ve kararların işlenmemesinden, yapılan sözleşmelerin, makbuzların, fişlerin saklanmamasından dolayı bir sorun ortaya çıkması halinde yöneticiler sorumludur. Böyle durumlarda site bir zarara uğradıysa yöneticinin şahsına tazminat davası dahi yöneltilebilir. Yargı kararları da bu yöndedir.

İÇİNDE AVM OLANLARA MUHASEBE TEKNİĞİ

KMK 1965’te yürürlüğe girdiğinde 8-10 bağımsız bölümlü küçük apartmanlar söz konusuydu. Oysa günümüzde binlerce konut ve işyerinden oluşan, site sınırları içerisinde AVM, otel bulunan karmaşık yapılar var.

Bu nedenle de bu tür sitelerde gelir gidere ilişkin ‘Gelir–Gider Defteri’ ve ‘İşletme Defteri’nin ayrı ayrı ve muhasebe tekniğine uygun olarak tutulması faydalı olacaktır. İfade edildiği gibi bu defterlerin tutulması zorunlu olmayıp sitenin ihtiyacı doğrultusunda, düzenli bir sistem kurulması için bu defterlerin ayrı tutulması önem taşımaktadır.

10 Yıllık Kiracı Çıkarılabilir mi? 10 Yıllık Kiracı Çıkarılabilir mi?

DENETÇİLERE ŞART

Yönetimin yaptığı işlemlerin denetlenmesi, harcamaların gözden geçirilmesi için denetçi seçilmesi gerekir.

KMK 41. maddesi uyarınca; denetçi veya denetim kurulu yönetim planında yazılı zamanlarda, eğer zaman yazılmamışsa her takvim yılının birinci ayı içinde kat malikleri kuruluna verecekleri bir raporla denetimin sonucunu ve ana gayrimenkulün yönetim tarzı hakkındaki düşüncelerini bildirir; bu rapor çoğaltılarak birer örneği taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilir.

Denetçiler bu raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları denetim defterine yazarlar. Bu defterin noter tasdikli olması şarttır.